Come far firmare un documento a distanza

Un cliente deve firmare un preventivo, un collaboratore un incarico, un fornitore un contratto. Stampare, firmare, scansionare e rimandare indietro funziona, ma è lento e lascia in mano una copia che dimostra poco. Le firme elettroniche risolvono il problema, a patto di scegliere quella giusta.

I tre tipi di firma elettronica

Il regolamento europeo eIDAS distingue tre livelli.

• Firma elettronica semplice. È qualsiasi dato elettronico usato per firmare: un nome in fondo a una mail, una spunta, un segno disegnato sullo schermo. Vale qualcosa, ma il suo peso lo decide il giudice caso per caso.
• Firma elettronica avanzata. È legata in modo univoco al firmatario e permette di identificarlo. Il firmatario la crea con mezzi che controlla lui, ed è collegata al documento in modo che ogni modifica successiva si veda.
• Firma elettronica qualificata. È una firma avanzata creata con un dispositivo qualificato e basata su un certificato rilasciato da un prestatore qualificato. In Italia la firma digitale è la forma più diffusa di firma qualificata.

Quale vale per un contratto

Per il Codice dell'amministrazione digitale, un documento firmato con firma elettronica avanzata soddisfa il requisito della forma scritta e ha l'efficacia di una scrittura privata firmata a mano. Per la grande maggioranza dei contratti fra privati e fra aziende basta.

Ci sono però atti per cui la legge chiede la firma qualificata o digitale a pena di nullità. Il caso più comune sono i contratti che trasferiscono o costituiscono diritti sugli immobili. La chiedono anche molti atti societari e diverse pratiche con la pubblica amministrazione. Per questi la firma avanzata non basta.

Come funziona la firma avanzata a distanza

1. Carichi il PDF da firmare e scrivi nome, cognome, email e cellulare del firmatario.
2. Il firmatario riceve un link, si riconosce con un documento d'identità e un codice via SMS, e firma dal telefono o dal computer.
3. Ricevi il PDF firmato, con la firma dentro il documento, e la traccia di audit: chi ha firmato, quando e da quale dispositivo.

Il firmatario non deve comprare niente e non deve avere SPID. E tu non devi comprare un kit da rinnovare ogni anno, se ti capita di far firmare un documento ogni tanto.

Quando conviene

La firma elettronica usa e getta è pensata per chi fa firmare pochi documenti: un preventivo importante, un contratto di collaborazione, un incarico professionale, una liberatoria. Paghi la singola firma, una volta sola.

Se invece devi firmare un atto sugli immobili o un atto societario, ti serve la firma digitale: in quel caso la firma avanzata non è la strada giusta.