Adeguata verifica antiriciclaggio: chi è obbligato e cosa deve fare

L'adeguata verifica della clientela è la parte degli obblighi antiriciclaggio che riguarda il cliente: chi è, chi c'è dietro di lui, cosa vuole fare. La regola il decreto legislativo 231 del 2007, riscritto in buona parte nel 2017 e ritoccato nel 2019 per recepire le direttive europee.

Chi è obbligato

L'elenco sta nell'articolo 3 del decreto. Ne fanno parte, fra gli altri:

• banche, Poste Italiane, istituti di pagamento e di moneta elettronica, società di gestione del risparmio, assicurazioni del ramo vita e gli altri intermediari finanziari, compresi agenti in attività finanziaria e mediatori creditizi;
• commercialisti ed esperti contabili, consulenti del lavoro, revisori legali, e chi offre per professione servizi di contabilità e consulenza fiscale;
• notai e avvocati, quando assistono il cliente in operazioni finanziarie o immobiliari, o nella costituzione e nella gestione di società e trust;
• agenti immobiliari;
• chi commercia in opere d'arte e antichità, chi custodisce e trasporta denaro, chi recupera crediti per conto di altri, chi gestisce giochi e scommesse e chi offre servizi in valute virtuali.

I compro oro hanno una legge loro, il decreto legislativo 92 del 2017, con obblighi simili: identificare il cliente, pagare con mezzi tracciabili, conservare i dati e segnalare le operazioni sospette.

Quando si fa

La verifica si fa prima di cominciare:

• quando si apre un rapporto continuativo o si accetta un incarico professionale;
• per un'operazione occasionale sopra la soglia fissata dalla legge, anche quando è divisa in più operazioni collegate;
• ogni volta che c'è il sospetto di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo, qualunque sia l'importo;
• quando ci sono dubbi sui dati raccolti in passato.

Cosa comprende

1. Identificare il cliente e verificarne l'identità su un documento valido. Se il cliente è una società si identifica anche la persona che agisce per lei.
2. Identificare il titolare effettivo, cioè la persona fisica che possiede o controlla il cliente, e verificarne l'identità. Come si fa è spiegato nella guida sul titolare effettivo.
3. Capire lo scopo e la natura del rapporto: perché il cliente si rivolge a te, che operazioni farà, con quali soldi.
4. Controllare il rapporto nel tempo, guardando che le operazioni tornino con quello che sai del cliente e aggiornando i dati.

Se la verifica non si riesce a completare, per esempio perché il cliente non dà i dati, l'articolo 42 del decreto chiede di astenersi, cioè di non aprire il rapporto, non accettare l'incarico o non eseguire l'operazione.

Semplificata, ordinaria o rafforzata

I clienti non si controllano tutti allo stesso modo. Prima si valuta il rischio, guardando chi è il cliente, che attività fa, da quale paese opera, che operazione chiede, per quale importo e con quale mezzo di pagamento. Poi si decide quanto approfondire.

• Semplificata. Quando il rischio è basso, per esempio con un'amministrazione pubblica o una società quotata in borsa, i controlli si possono ridurre per estensione e frequenza. Si fanno comunque.
• Ordinaria. È il caso normale, con i quattro passi descritti sopra.
• Rafforzata. Quando il rischio è alto si raccolgono più informazioni sul cliente e sul titolare effettivo, si guarda da dove vengono i soldi e si controlla più spesso. La legge la chiede sempre in alcuni casi, come i clienti che sono persone politicamente esposte e i rapporti con i paesi terzi ad alto rischio che l'Unione europea elenca.

Conservare e segnalare

I documenti e i dati raccolti si conservano per dieci anni dalla fine del rapporto o dall'operazione occasionale. Servono a dimostrare, anche molto tempo dopo, cosa si sapeva del cliente e quando lo si è saputo.

Quando un'operazione fa nascere il sospetto che i soldi abbiano un'origine illecita, il soggetto obbligato la segnala alla UIF, l'Unità di informazione finanziaria per l'Italia, che ha sede presso la Banca d'Italia. Il cliente non viene informato della segnalazione.

Dove leggere le regole

• Il decreto legislativo 231 del 2007, nel testo aggiornato che si trova su Normattiva.
• Le regole tecniche del tuo ordine professionale, che il decreto chiama organismo di autoregolamentazione. Dicono in concreto come fare la verifica, quali documenti tenere e come valutare il rischio. Per i commercialisti le ha adottate il Consiglio nazionale dei dottori commercialisti e degli esperti contabili.
• Le pubblicazioni della UIF, fra cui gli indicatori di anomalia, che aiutano a riconoscere un'operazione sospetta.
• Per banche e intermediari, le disposizioni della Banca d'Italia sull'adeguata verifica.

Dal 10 luglio 2027 si applicherà anche il regolamento europeo antiriciclaggio 2024/1624, che renderà le regole più uniformi fra i paesi dell'Unione.

Le verifiche per il fascicolo

Per il secondo punto, quando il cliente è una società, c'è la visura titolari effettivi, che risale la catena delle partecipazioni fino alle persone fisiche. Per i controlli sulle liste ci sono la visura antiriciclaggio su un'impresa, e il controllo antiriciclaggio completo o la sola verifica PEP su una persona.

Arrivano per email in PDF, con la data del controllo, pronte da allegare. Riportano i dati che risultano; la valutazione del rischio resta tua.