Cos'è il KYC (Know Your Customer) e come si fa in un'azienda piccola

Chi apre un conto in banca o si iscrive a un'app di pagamenti si sente chiedere un documento, a volte una foto del viso, e qualche domanda sul lavoro che fa. È il KYC. Le banche lo fanno per legge, e anche un'azienda piccola può farne una versione proporzionata ai rischi che corre.

Cosa vuol dire KYC

KYC è la sigla di Know Your Customer, «conosci il tuo cliente». Indica i controlli che servono a sapere chi è il cliente, chi c'è dietro di lui e che tipo di rapporto si sta aprendo. Si fanno all'inizio e si aggiornano finché il rapporto dura.

Da dove viene

Il KYC nasce nelle banche. Le regole di base le scrive il GAFI (in inglese FATF), l'organismo internazionale contro il riciclaggio, nelle sue raccomandazioni. L'Unione europea le ha tradotte in una serie di direttive antiriciclaggio, e l'Italia le applica con il decreto legislativo 231 del 2007, aggiornato più volte da allora.

La legge italiana non usa la sigla KYC. Parla di adeguata verifica della clientela e la chiede ai soggetti obbligati: banche e intermediari finanziari, ma anche commercialisti, consulenti del lavoro, revisori, agenti immobiliari, notai e avvocati per molte operazioni, e altri operatori elencati dalla legge. Chi sono e cosa devono fare è spiegato nella guida sull'adeguata verifica antiriciclaggio.

Se la tua azienda non è obbligata

Un negozio, un'agenzia di comunicazione o un'impresa artigiana di solito non ha obblighi di adeguata verifica. Qualche controllo però conviene farlo lo stesso, per tre motivi.

Le sanzioni internazionali valgono per tutti. Le misure restrittive dell'Unione europea vietano a tutte le persone e le imprese dell'Unione di mettere soldi o beni a disposizione delle persone e delle società in elenco. Vendere a una di loro, o pagarla per un servizio, è vietato anche a chi non ha obblighi antiriciclaggio.

I clienti grandi lo chiedono. Banche, gruppi industriali e pubbliche amministrazioni fanno compilare ai fornitori nuovi dei questionari sulla proprietà e sui controlli che fanno. Avere i dati in ordine accorcia i tempi.

Molte truffe passano da un'identità presa in prestito. Un ordine a nome di una società vera, firmato da qualcuno che non la rappresenta, si scopre con una visura.

I controlli di un KYC

Un KYC completo, per una persona o per un'impresa, mette insieme di solito sei controlli.

1. L'identità. Per una persona, un documento d'identità valido e il codice fiscale. Per un'impresa, i dati del Registro Imprese: denominazione, sede, stato e chi la rappresenta.
2. Il titolare effettivo. Se il cliente è una società, la persona fisica che la possiede o la controlla davvero. C'è una guida apposta sul titolare effettivo.
3. Le persone politicamente esposte. Chi ha, o ha avuto da poco, un incarico pubblico importante, con i suoi familiari e i suoi stretti collaboratori. Si chiamano PEP, e la guida sulle persone politicamente esposte spiega perché contano.
4. Le liste di sanzioni. Gli elenchi delle persone e delle entità colpite da misure restrittive dell'ONU, dell'Unione europea e degli Stati Uniti.
5. Le notizie negative. Gli articoli di stampa che collegano il nome a reati o a indagini, quelli che in inglese si chiamano adverse media.
6. Lo scopo del rapporto. Che lavoro ti chiede il cliente, come pensa di pagare, e se quello che chiede torna con quello che fa.

Come farlo in un'azienda piccola

Basta una procedura breve, scritta su una pagina, che dice tre cose.

• Quando si fa il controllo. Per esempio a ogni cliente nuovo, solo sopra un certo importo, oppure solo per i clienti esteri.
• Cosa si controlla. Non sempre tutti e sei i punti. Per un cliente italiano piccolo e conosciuto bastano l'identità e chi firma; per una società estera con una catena di soci servono anche il titolare effettivo e le sanzioni.
• Dove si conserva. Una cartella per cliente, con i PDF dei controlli e la data in cui li hai fatti. Se un giorno qualcuno ti chiede perché hai lavorato con quel cliente, la risposta è lì.

Il controllo si rifà quando qualcosa cambia: un amministratore nuovo, un socio nuovo, un pagamento che arriva da un paese diverso dal solito.

Cosa facciamo e cosa no

Le verifiche che trovi su questo sito consegnano dati: quello che risulta al Registro Imprese, negli elenchi delle persone politicamente esposte, nelle liste di sanzioni e negli archivi di stampa, con la data del controllo. Arrivano per email in PDF, da mettere nel fascicolo del cliente.

• Per una persona o per un'impresa, il controllo antiriciclaggio completo cerca il nome fra persone politicamente esposte, liste di sanzioni e notizie negative in una volta sola.
• Per una società, la visura antiriciclaggio la controlla sulle liste e segnala le persone politicamente esposte fra le cariche, e la visura titolari effettivi risale la catena dei soci fino alle persone fisiche.
• Il codice fiscale di una persona si verifica gratis sul sito dell'Agenzia delle Entrate: dice se risulta all'Anagrafe tributaria, non a chi appartiene.

Le verifiche non danno punteggi e non dicono se puoi lavorare con qualcuno: quella valutazione resta tua, o del professionista che segue l'adeguata verifica. I controlli sulle persone cercano per nome e cognome e possono trovare omonimi, quindi un nome in un elenco va confrontato con data di nascita, nazionalità e luoghi prima di trarne qualcosa.

Qui non trovi il riconoscimento di una persona con documento e foto del viso. L'identità la controlli tu, sul documento originale oppure con gli strumenti di riconoscimento a distanza previsti dalle regole antiriciclaggio.