Come controllare un fornitore prima di firmare un contratto

Un fornitore nuovo chiede un anticipo, propone un contratto di un anno o deve lavorare nei tuoi locali. Prima di firmare conviene sapere chi è, e una parte dei controlli si fa gratis in pochi minuti. Se la domanda riguarda un cliente nuovo, c'è la guida su cosa controllare di un'azienda prima di lavorarci.

I controlli gratuiti

La partita IVA all'Agenzia delle Entrate. Sul sito dell'Agenzia delle Entrate c'è il servizio Verifica partita IVA, aperto a tutti e senza registrazione. Dice se il numero esiste e se la partita IVA è attiva o cessata. È il primo controllo da fare sul numero scritto nel preventivo.

Il VIES per gli scambi europei. VIES è il servizio della Commissione europea che dice se una partita IVA è valida per le operazioni fra paesi dell'Unione. Serve soprattutto con i fornitori degli altri paesi europei. Un'impresa italiana entra nel VIES solo se lo chiede, quindi un fornitore italiano che lavora solo in Italia può non esserci, e la sua assenza non è un'anomalia.

La PEC su INI-PEC. INI-PEC è l'indice pubblico degli indirizzi PEC di imprese e professionisti, e si consulta dal codice fiscale o dalla partita IVA. Ogni impresa iscritta al Registro Imprese deve avere una PEC. Ti serve anche dopo la firma: è l'indirizzo a cui mandare una disdetta o una contestazione con valore legale.

I dati di base del Registro Imprese. Su registroimprese.it, il sito delle Camere di Commercio, la ricerca per nome o per codice fiscale mostra gratis alcuni dati dell'impresa. Visure e bilanci si pagano.

Cosa i controlli gratuiti non dicono

Una partita IVA attiva per il fisco lascia aperte le domande che contano prima di un contratto.

• Lo stato dell'impresa. Una società in liquidazione ha spesso la partita IVA ancora aperta. È spiegato nella guida su come sapere se un'azienda è ancora attiva.
• Chi firma. Il contratto lo firma chi ha la rappresentanza della società, o qualcuno con una procura. Come si verifica è nella guida su chi può firmare per una società.
• I soci. Chi possiede il fornitore, e se dietro c'è un gruppo o una persona che conosci.
• I bilanci. Se il fornitore deve consegnare qualcosa fra sei mesi, conta che fra sei mesi ci sia ancora. Cosa guardare è nella guida sul bilancio di una società.

Le liste di sanzioni

Le sanzioni internazionali dell'Unione europea vietano a tutte le persone e le imprese dell'Unione di mettere soldi o beni a disposizione delle persone e delle società in elenco. Pagare un fornitore sanzionato è vietato anche a un'impresa che non ha nessun obbligo antiriciclaggio.

Con un artigiano della tua città il rischio è basso. Cresce con i fornitori esteri, con chi ha soci esteri e con le merci che arrivano da paesi colpiti da sanzioni. L'Unione europea pubblica gratis l'elenco consolidato delle persone e delle entità sottoposte a sanzioni finanziarie, e lo si può consultare per nome.

Prima di firmare

• Fai firmare il contratto da chi risulta avere la rappresentanza, oppure fatti dare la procura.
• Controlla che l'IBAN su cui pagherai sia intestato al fornitore. Dal 9 ottobre 2025, quando fai un bonifico, la banca ti dice se il nome del beneficiario corrisponde all'IBAN: se segnala una differenza, fermati e chiedi. Se a lavoro avviato ti arriva per email un IBAN nuovo, conferma con una telefonata a un numero che hai trovato tu.
• Per un appalto, cioè un lavoro o un servizio che il fornitore svolge con i suoi dipendenti, chiedi anche il DURC, il documento che attesta che l'impresa è in regola con i contributi. Se lavora nei tuoi locali, le norme sulla sicurezza sul lavoro chiedono a chi affida il lavoro di verificarne l'idoneità tecnico-professionale.
• Conserva i controlli fatti, con la data, insieme al contratto.

Il dossier in un PDF

Il dossier fornitore mette insieme in un PDF i dati del Registro Imprese (stato, sede, attività, forma giuridica e ultimi bilanci), i soci con le quote, la PEC e il codice destinatario per la fattura elettronica, la verifica nel VIES e il controllo della denominazione su liste di sanzioni, notizie di stampa negative e persone politicamente esposte. In apertura ci sono le cose da notare, scritte come fatti, senza punteggi né giudizi.

Se ti serve un pezzo solo:

• la visura soci e amministratori per sapere chi possiede il fornitore e chi può firmare;
• la visura PEC impresa per l'indirizzo PEC depositato al Registro Imprese, con la data;
• la verifica liste di sanzioni internazionali per il solo controllo sulle sanzioni.